Datenschutzerklärung

Verantwortlich ist die candidate select GmbH (case), Raderberger Str. 173-175, 50968 Köln.

Allgemeine Anfragen richten Sie bitte an: [email protected]

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an: [email protected]

Bei der Einrichtung des Kontos verarbeiten wir die von Microsoft übermittelten Identitätsdaten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Microsoft-Konto- und Mandantenkennung. Außerdem verarbeiten wir Sitzungsinformationen, Zustimmungszeitpunkte und Dokumentversionen, technische Zugriffsdaten sowie aus Sicherheitsgründen gekürzte oder gehashte Netzwerkdaten.

Bei der Nutzung des Talent Gateway verarbeiten wir Angaben zur verbundenen Microsoft-365-Mailbox, die gewählte Kriterien- und Weiterleitungskonfiguration, eingehende Bewerbungs-E-Mails und Anhänge, Verarbeitungsstatus, interne Systemkennungen sowie erzeugte Gateway Reports. Beim Live-Upload der Demo werden zusätzlich Dateinamen, Dateigrößen, Dateitypen, Prüfsummen und Upload-Zeitpunkte verarbeitet.

PDF-Dateien können Bewerbungsdaten enthalten, etwa Name, Kontaktdaten, Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, Zeugnisse und weitere Angaben aus Lebensläufen. Je nach Inhalt der Datei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten sein, zum Beispiel Gesundheitsdaten oder Angaben, aus denen religiöse, weltanschauliche oder gewerkschaftliche Bezüge hervorgehen.

Die Daten werden verarbeitet, um ein Nutzerkonto einzurichten und wiederzuerkennen, das freigegebene Microsoft-365-Postfach zu verbinden, neue Bewerbungen anhand der vom Nutzer festgelegten Kriterien zu verarbeiten, strukturierte Gateway Reports zu erzeugen und Ergebnisse an die konfigurierte Zieladresse zu übermitteln. In der Produktdemo werden bereitgestellte PDF-Dateien entsprechend ausgewertet und angezeigt.

Darüber hinaus werden Konto-, Verbindungs-, Upload- und Statusdaten genutzt, um Missbrauch zu verhindern, Fehler zu untersuchen, die Verarbeitung nachvollziehbar zu protokollieren und technische Unterstützung leisten zu können.

Die Einrichtung und Verwaltung des Kontos sowie die Bereitstellung des Talent Gateway erfolgen zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsprotokolle und Maßnahmen zur Missbrauchsabwehr beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bewerberdaten im verbundenen Postfach werden im Auftrag und nach den Vorgaben des nutzenden Unternehmens verarbeitet. Das Unternehmen ist für die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung verantwortlich. Der Live-Upload in der Produktdemo erfolgt nach ausdrücklicher Einwilligung; soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten sind, muss auch hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage bestehen.

Soweit Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c oder lit. f DSGVO.

Das nutzende Unternehmen darf nur Postfächer verbinden und Dateien bereitstellen, zu deren Verwendung es berechtigt ist. Bewerberdaten dürfen nur verarbeitet werden, wenn die erforderliche Berechtigung, Einwilligung oder sonstige Rechtsgrundlage vorliegt.

Das nutzende Unternehmen stellt sicher, dass betroffene Personen über die Verarbeitung informiert wurden und dass die Übermittlung an candidate select sowie die Analyse im Talent Gateway auf einer geeigneten Rechtsgrundlage beruhen.

Zugriff erhalten nur Personen und Systeme, die für Betrieb, Auswertung, Sicherheit oder Support erforderlich sind. Dazu gehören berechtigte Mitarbeitende von candidate select, Microsoft-Dienste für Anmeldung und Postfachzugriff, die Datenbank und das Talent-Gateway-Backend.

Externe Dienstleister werden nur eingebunden, wenn dies für Authentifizierung, Hosting, Datenbankbetrieb, Sicherheit, Postfachverarbeitung oder Analyse erforderlich ist. Sie werden vertraglich verpflichtet, Daten nur nach Weisung und mit angemessenen Schutzmaßnahmen zu verarbeiten.

Eine Veröffentlichung der Bewerbungsdaten, hochgeladenen Dateien oder Reports findet nicht statt.

Konto-, Verbindungs-, Bewerbungs-, Upload-, Report-, Status- und Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den Betrieb, die Fehleranalyse, technische Unterstützung, Sicherheit oder rechtliche Nachweispflichten erforderlich ist. Die konkrete Dauer richtet sich nach dem Nutzungsverhältnis, vertraglichen Absprachen sowie gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen.

Zustimmungs- und Einwilligungsnachweise werden zusammen mit Dokumentversion, Zeitstempel und technischen Protokolldaten gespeichert, damit die Freischaltung des Kontos und einzelner Uploads nachvollziehbar bleiben.

Die Demo erzeugt anhand konfigurierbarer Kriterien einen Gateway Report und eine Score-Einstufung. Diese Auswertung ist eine Produktdemo und trifft keine rechtlich verbindliche Entscheidung über eine Bewerbung oder ein Beschäftigungsverhältnis.

Nach Maßgabe der DSGVO bestehen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit die Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Für candidate select ist in der Regel die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig.

Datenschutzhinweis Konto und Talent Gateway: talent-gateway-privacy-v1-2026-07-24
Datenschutzhinweis Produktdemo: privacy-notice-v1-2026-04-17
Upload-Bestätigung: upload-consent-v1-2026-04-17